Sus registros médicos, también conocidos como registros de salud, son una parte importante de su atención. Según la ley federal, tiene derecho a acceder a la información contenida en estos registros y a realizar actualizaciones o correcciones cuando sea necesario. Si lo hace, le da un mejor control sobre las decisiones médicas.
Los proveedores de atención médica o las compañías de seguros también pueden compartir información en sus registros médicos cuando la información es esencial para el tratamiento. También se les permite compartir ciertos aspectos de su información cuando intentan cobrar el pago.
Este artículo explica cómo solicitar registros médicos y qué hacer si se deniega una solicitud. También describe los tipos de información que se pueden compartir sin su consentimiento y cómo hacer correcciones si hay errores u omisiones en su archivo.
¿Qué información contiene un expediente médico?
Un registro médico es un relato escrito del historial de salud de una persona. Hoy en día, la mayoría de los registros médicos se guardan y comparten electrónicamente, aunque algunos proveedores mantendrán registros en papel.
Sus registros médicos pueden incluir:
- Información sobre su historia pasada, historia familiar e historia social
- Registros de diagnósticos, incluidos los diagnósticos provisionales
- Medicamentos y tratamientos recetados.
- Resultados de pruebas de laboratorio e imágenes.
- Procedimientos de diagnóstico, como electrocardiograma (ECG) o colonoscopia
- Registros de inmunización
- Observaciones del proveedor de atención médica
- Admisiones hospitalarias, incluidos los formularios de consentimiento y el resumen del alta
- Solicitudes y respuestas de seguros
- Información de facturación
- Autorizaciones como poder notarial médico y donación de órganos
- Registros compartidos por otros proveedores de atención médica
Cómo solicitar sus registros médicos
Muchas prácticas médicas hoy en día mantienen un portal de pacientes en línea para que los pacientes puedan acceder a sus registros médicos a pedido. Estos sitios web son seguros y le permiten programar citas o enviar mensajes a su proveedor directamente.
Si un proveedor no tiene un portal en línea, deberá solicitar los registros por teléfono o correo electrónico. La mayoría tiene formularios que deberá completar.
Si la oficina no tiene un formulario, puede hacer una solicitud por escrito, proporcionando:
- Tu nombre completo
- Número de seguro social
- Fecha de nacimiento
- DIRECCIÓN
- Número de teléfono
- Dirección de correo electrónico
- La lista de registros que se solicitan
- Las fechas de servicio
- Opciones de entrega (fax, correo postal, correo electrónico, en persona)
- Firma
- Una copia de su identificación
Una vez que se haya realizado la solicitud, es posible que deba esperar antes de que se reciba el registro. Las leyes estatales varían, pero por lo general requieren la entrega dentro de los 30 a 60 días.
Asegúrese de conservar una copia de la solicitud original. Comuníquese con el Departamento de Salud de su estado si no recibe los documentos después de varios intentos.
Quién puede solicitar registros médicos
De acuerdo con la Ley de Portabilidad y Contabilidad de Seguros Médicos (HIPAA) de 1996, tiene derecho a obtener copias de la mayoría de sus registros médicos, ya sean electrónicos o en papel.
Si bien las regulaciones de HIPAA están diseñadas para proteger su privacidad, son tan extensas que muchos proveedores no saben cómo hacerlas cumplir. Esto puede dificultar la obtención de sus registros, incluso si tiene derecho a ellos.
De acuerdo con HIPAA, tiene derecho a solicitar registros médicos si:
- Usted es el paciente o el padre o tutor del paciente cuyos registros se solicitan.
- Usted es un cuidador o defensor que ha obtenido el permiso por escrito del paciente.
Muchas personas asumen que solo ellos o sus designados pueden obtener copias de sus registros médicos. Bajo la ley federal, hay otros que también pueden tener el derecho.
Esto no solo incluye a su proveedor de atención primaria, sino a cualquier tercero a quien, sin saberlo, le haya otorgado el derecho al registrarse con ellos. Estos incluyen no solo a otros profesionales, sino también a compañías de seguros, hospitales, laboratorios, hogares de ancianos, centros de rehabilitación y proveedores de facturación.
Algunas personas también solicitan que su información se comparta con aplicaciones móviles (como las que controlan su enfermedad cardíaca o diabetes). Según HIPAA, tiene derecho a realizar la solicitud, pero su proveedor no es responsable de cómo la aplicación móvil usa o protege la información.
Qué registros se pueden proporcionar
En general, tiene derecho a ver y obtener una copia completa de sus registros médicos. Esto es cierto ya sea que haya pagado a un proveedor o no. Según la ley federal, su proveedor debe darle acceso a sus registros incluso si tiene una factura impaga.
Dicho esto, existen limitaciones en cuanto a qué tan atrás en su historia puede ir. Aunque las leyes estatales varían, la mayoría de los proveedores en los Estados Unidos (incluidos los médicos, hospitales y laboratorios) están obligados a mantener registros médicos de adultos durante siete años.
Por el contrario, la historia clínica de los niños debe conservarse hasta la mayoría de edad (18 en algunos estados y 21 en otros). Incluso hay algunos estados que requieren que los profesionales mantengan registros varios años después de la mayoría de edad.
Entre los diversos registros que tiene derecho a obtener:
- Cualquier nota o registro que un proveedor haya creado por sí mismo
- Cualquier resultado de diagnóstico para el cual un proveedor tenga copias, incluidos análisis de sangre, radiografías, mamografías, pruebas genéticas, biopsias, etc.
- Cualquier información proporcionada por otro proveedor de atención médica que se utilizó para establecer un diagnóstico y/o tratamiento directo
Si está buscando una prueba de laboratorio específica o un registro hospitalario, a menudo es mejor solicitarlos en el centro en lugar de solicitarlos a su proveedor de atención primaria. Los registros no solo tienen más probabilidades de estar completos, sino que generalmente se conservan más tiempo que en la práctica privada.
Registros que su proveedor puede negar
Hay registros a los que se le puede negar el acceso. Estos involucran principalmente registros de salud mental que se consideran «impresiones» en lugar de diagnósticos. Revelarlos puede dañar la relación proveedor-paciente si se malinterpretan o se sacan de contexto.
Dicho esto, un proveedor no puede negar el acceso porque podría herir sus sentimientos. Solo se puede denegar si la información puede causarle daño a usted mismo oa otros. La denegación se le debe proporcionar por escrito.
Según la ley federal, también se le puede negar el acceso a la información médica recopilada para su uso en una demanda.
Si cree que se le ha negado injustamente el acceso a sus registros médicos, puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR) del Departamento de Salud y Servicios Humanos.
Si la OCR está de acuerdo con su queja, le indicará al proveedor que divulgue la información. Incluso puede hacer cumplir un acuerdo si se produjo un daño real. La denuncia debe presentarse dentro de los 180 días posteriores a la infracción.
También puede presentar una queja si se ha violado su confidencialidad médica.
¿Los registros cuestan algo?
La obtención de sus registros a través de un portal de pacientes en línea suele ser gratuita. Algunos proveedores pueden cobrar si desea que se los entreguen en papel o en medios electrónicos (como una unidad USB), pero el precio debe ser razonable.
Por ejemplo, un proveedor no puede cobrar una tarifa excesiva para recuperar el dinero que no le ha pagado. Si hay una factura impaga, tienen que asumirla por separado, ya sea presentando una demanda o contratando una agencia de cobro de deudas.
Cuando solicite su registro de salud, asegúrese de preguntar cuánto costará y si hay opciones menos costosas.
¿Qué sucede si mi proveedor de atención médica ya no ejerce?
Si su proveedor de atención médica se jubila o ya no ejerce, todos los registros médicos deben conservarse conforme a la ley. Esto es cierto incluso si el proveedor ha muerto o ha disuelto la práctica.
Si un proveedor ha dejado un consultorio grupal pero el consultorio sigue funcionando, los miembros restantes deben mantener sus registros.
Si se vende la práctica, la nueva práctica es responsable de sus registros y puede ser responsable si se pierden o se manejan de manera inapropiada. La nueva práctica también debe recibir su consentimiento por escrito antes de que se puedan transferir los archivos.
Rastrear sus registros puede ser especialmente desafiante si la oficina de un proveedor está cerrada sin ningún detalle de reenvío.
En tales casos, hay varias cosas que puede hacer:
- Comuníquese con su sociedad médica estatal o local: Muchas de estas organizaciones requieren un registro anual y probablemente tendrán la información de contacto más reciente.
- Hable con su compañía de seguros de salud: Si el proveedor de atención médica sigue siendo un proveedor aprobado, su aseguradora tendrá los datos de contacto.
- Comuníquese con cualquier hospital donde su proveedor de atención médica haya hecho rondas: Los proveedores de atención médica se someten a un proceso formal para obtener privilegios hospitalarios. Los departamentos de recursos humanos generalmente tendrán detalles en el archivo.
Si todo lo demás falla, es posible que deba reconstruir su archivo comunicándose con los laboratorios, hospitales o especialistas que utilizó. Sus aseguradoras de salud, tanto pasadas como presentes, también pueden brindarle detalles de cualquier reclamo realizado en su nombre.
Cómo corregir errores
Una vez que haya obtenido una copia de sus registros médicos, revíselos cuidadosamente. Si encuentra errores u omisiones, querrá corregirlos para asegurarse de que no comprometan su atención futura.
La mayoría de los proveedores aceptarán de buena gana corregir los errores de hecho o rastrear los informes faltantes.
Por otro lado, no están obligados a cambiar un registro porque usted no está de acuerdo con ellos o prefiere que se omitan ciertos hechos. Los ejemplos incluyen un diagnóstico de alcohol o VIH. Cortarlos no solo no es ético, sino que también puede someter al proveedor a acciones legales.
Dicho esto, si cree que la negativa es injusta o lo pone en peligro, envíe una queja a la OCR describiendo la disputa. Pueden decidir si la corrección está justificada.
Resumen
Según la ley federal, se le permite el acceso y las copias de sus registros médicos. A menudo puede acceder a estos a través de un portal en línea para pacientes, pero es posible que deba solicitar registros médicos si no hay uno disponible.
Saber cómo obtener sus registros médicos puede brindarle un mejor control sobre las decisiones médicas. Esto incluye saber quién puede acceder a sus registros sin su consentimiento (como aseguradoras de salud y agencias de facturación) y quién no.
También se le pueden negar ciertos registros, incluidas ciertas notas de psiquiatría o cualquier información obtenida para una demanda. Si se le ha negado injustamente el acceso o se ha violado su privacidad, puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles (OCR).